Постановление № 318 от 14.12.2012

ОМСКИЙ  МУНИЦИПАЛЬНЫЙ  РАЙОН ОМСКОЙ  ОБЛАСТИ

Администрация Новоомского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

14.12.2012 № 318

 

 Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области

 

 

Руководствуясь статьей 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, Уставом Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области,

 

ПОСТАНОВЛЯЮ:

 

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области» согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на  заместителя Главы сельского поселения Куц А.Е.

 

 

 

 

Глава сельского поселения                                                                         А.В.Лен

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                               Приложение

                                                                               к постановлению            

                                                                               Администрации Новоомского    

                                                                               сельского поселения

                                                                               Омского муниципального   

                                                                               района

                                                                              14.12.2012  № 318

 

 

 

Инструкция по делопроизводству в Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области

 

Раздел 1. Общие положения

 

1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации  Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области (далее – Администрация поселения)  документов, совершенствования делопроизводства в Администрации поселения и повышения его эффективности.

2. Инструкция разработана на основании Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, Регламента работы Администрации  Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области, утвержденного постановлением Главы Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области от 31.01.2006 № 83-п.

3. Положения настоящей Инструкции распространяется на организацию работы с документами, не носящими секретный характер, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются федеральным законодательством.

5. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

6. Содержание документов Администрации поселения не подлежит разглашению, передача документов Администрации поселения, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Главы Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области (далее – Глава сельского поселения).

7. Работники органов Администрации поселения несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник  обязан по указанию своего руководителя передать неисполненные документы другому работнику. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

8. Делопроизводство в Администрации поселения осуществляется в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, в Администрации поселения - работником, определяемым руководителем.

 

Раздел 2. Создание документов в Администрации поселения

 

Подраздел 2.1.  Бланки документов

 

9. Документы, создаваемые в Администрации поселения, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

10. Каждый лист документа должен иметь поля 30 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

11. Изготовление бланков осуществляется с применением компьютерной техники.

12. В Администрации поселения используются следующие виды бланков:

- бланк постановления (приложение № 1 к  настоящей Инструкции);

- бланк распоряжения (приложение № 2 к настоящей Инструкции);

- общий бланк Администрации поселения (приложение № 3 к настоящей Инструкции);

- бланк письма Администрации поселения (приложение № 4 к настоящей Инструкции);

- бланк резолюции (приложение № 5 к настоящей Инструкции);

- бланк протокола (приложение № 6 к настоящей Инструкции).

13. Бланки документов Администрации поселения разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

14. Для бланков, указанных в пункте 6 настоящей Инструкции, установлены следующий состав реквизитов.

14.1. Для бланка постановления, распоряжения:

Наименование Администрации поселения;

Вид документа;

Дата и регистрационный номер документа.

14.2. Для общего бланка Администрации поселения:

Наименование Администрации поселения;

Справочные данные об Администрации поселения;

Дата и регистрационный номер документа;

14.3.Для письма Администрации поселения:

Наименование Администрации поселения;

Справочные данные об Администрации поселения;

Дата и регистрационный номер документа;

        Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14.4. Для бланка органа Администрации поселения:

Наименование органа Администрации поселения;

Справочные данные об органе Администрации поселения;

Дата и регистрационный номер документа;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14.5. Для бланка резолюции:

Должность лица, подписавшего документ.

14.6. Для бланка протокола:

Вид документа;

Дата и регистрационный номер документа;

Место составления документа.

 

Подраздел 2.2.  Оформление реквизитов документов

 

15. Реквизит «Наименование Администрации поселения» указывается в соответствии с Уставом Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области.

Над наименованием органов Администрации поселения, которое должно соответствовать положениям об этих органах, указывается полное наименование Администрации поселения.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

 

Глава  сельского поселения                   Личная подпись                         А.В.Лен

 

или на бланке:

                                                                                      Личная подпись                    Л.С.Вельц

 

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

 

И.о. заместителя Главы поселения           Подпись           И.О. Фамилия

 

или:

 

Исполняющий обязанности

заместителя Главы поселения                 Подпись           И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись должна проставляться синим или фиолетовым цветом.

16. В состав реквизита «Справочные данные об Администрации» входят почтовый адрес, номер телефона, факса, а также адрес электронной почты Администрации поселения.

Данный реквизит обязателен для общего бланка Администрации поселения, бланка письма Администрации поселения

17. Реквизит «Наименование вида документа» включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа не указывается в письмах.

Реквизит «Наименование вида документа» располагается ниже реквизита «Наименование Администрации поселения» и печатается прописными буквами. Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

18. В реквизите «Место составления (издания) документа» для документов Администрации поселения местом составления (издания) документа указывается п.Новоомский.

19. В реквизите «Дата документа» проставляется дата его подписания (постановления, распоряжения, письма и др.), утверждения (инструкция, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется работником органа Администрации поселения, ответственным за ведение делопроизводства в органе Администрации поселения.

Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, 18.03.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 марта 2011 года.

20. Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В соответствии с видом принятого правового акта Администрации поселения  к порядковому номеру, присваиваемому в течение года.

21. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа» включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков, предусмотренных пунктом 12 настоящей Инструкции, и проставляется исполнителем при подготовке ответа. Например: на № 01-01-23/1187 от 18.03.2011.

  22. В реквизите «Адресат» указываются органы государственной власти, местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа в органы государственной власти, местного самоуправления,  организации, их структурные подразделения их наименования указываются в именительном падеже. Например:

 

                                                                           Правительство Омской области

или:

                                                                Министерство государственно-    

                                             правового развития

                                      Омской области

                                                         Отдел по ведению регистра

                                       муниципальных

                                                                нормативных правовых актов

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                                    Министру государственно-правового

                                                                 развития Омской области

                                                                М.А. Дианову

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

                                                                              Администрация

                                                                              Омского муниципального

                                                                              района

                                              Омской области    

      

 В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 № 221.  

  Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие

органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, постоянным корреспондентам.                                           

В состав реквизита «Адресат» при адресовании документа физическому лицу в обязательном порядке входит почтовый адрес, например:

 

                                                                                               Сидорову О.П.

                                                                                       ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                                                                   д. Зеленое Поле, Омский р-н,

                                                                                            Омская обл., 644905

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу – после нее.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

 25. Реквизит «Гриф утверждения» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

                                                                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                              Глава Новоомского сельского

                                                                             поселения Омского     

                                                                             муниципального              

                                                                              района Омской области

                                                                     Личная подпись        А.В.Лен

                              Дата

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

 

                                                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                                постановлением Администрации

                                                                Новоомского сельского поселения     

                                                                Омского муниципального района

                                                                от 18.03.2011 № 210-п

 

26. Реквизит «Указания по исполнению документа» (далее – резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции (приложение № 5 к  настоящей Инструкции).

Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции и дату, например:

 

                                                 Иванову В.Г.,

                                                                                    Петрову Н.А.

                                                                                    Прошу рассмотреть и внести

                                                                                    предложения.

                                                                                    Срок до 31.01.2010

                                                                                    Подпись          Дата

 

На документах, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

27. Реквизит «Наименование документа (заголовок к тексту)» должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании документа может быть не более пяти. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

В проектах муниципальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом и отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами.

Наименование документа пишется от левой границы текстового поля с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится, например:

Постановление (о чем?) Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

28. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа располагается реквизит «Отметка о контроле документа», который обозначают проставлением штампа «Контроль».

29. Реквизит «Текст документа» излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

В тексте документа используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Администрация Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области не возражает»).

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

Общая формула обращения в письмах осуществляется по имени, отчеству, например:

Уважаемый Петр Петрович!

При обращении к должностным лицам высших органов управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: 

Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение, например:

Уважаемые коллеги!

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Например,

 

№	Сумма затрат, рублей
	Всего на 2000 год	I квартал	II квартал	III квартал	IV квартал
1	2	3	4	5	6

 

Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 2.1. настоящей Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 12500) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2009 года, с 2001 по 2009 год, в 2005 - 2009 годах. Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2010 год, смета на 2010 год.

Все виды не календарных лет (отчетный, учебный год, театральный, отопительный  сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2008/2009 учебном году, театральный сезон 2000/2001 года.

В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью. Например: освободить от взимания налога в 2008 - 2009 годах.

Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 3.0 и выше с использованием шрифтов «Times New Roman» размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв.м формата А4 (210 х 297 мм). Текст печатается шрифтом черного цвета с применением электронно-вычислительной техники.

Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа.

При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.

Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

30. Реквизит «Отметка о наличии приложения» в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

 

Приложение: 1. Справка...на 3 л. в 2 экз.

                        2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение: проект…….  и приложение к нему, всего 3 л.

 

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

На приложениях к муниципальным правовым актам, правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

 

                                                                                          Приложение

                                                                                          к постановлению

                                                                                          Администрации     

                                                                                           Новоомского сельского

                                                                                           Поселения Омского

                                                                                           муниципального

                                                                                           района Омской области

                                                                                           от 09.12.2009 № 23-п

 

31. Реквизит «Оттиск печати» является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

32. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии» путем проставления штампа «Верно», включающий слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

  33. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя фамилию, инициалы или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Иванов Виктор Иванович

24-20-43

 

34. Согласование документа оформляют реквизитом «Виза», включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При согласовании проектов правовых актов Администрации района осуществляется полистное визирование оборотной стороны бланка правового акта.

На письмах, служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в дело Администрации района, под реквизитом «Отметка об исполнителе» ближе к нижнему полю.

Визирование осуществляется синим или фиолетовым цветом.

35. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем органа Администрации поселения, в котором исполнен документ.

36. Реквизит «Отметка о поступлении документа в Администрацию поселения» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.

Отметка о поступлении документа проставляется с использованием штампа.

 

Подраздел 2.3.  Подготовка проектов муниципальных правовых актов

 

37. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов, разрабатываемых Администрацией поселения осуществляется в порядке, установленном  Регламентом Администрации поселения, муниципальными  правовыми актами поселения.

К проекту муниципального правового акта исполнитель составляет лист согласования (приложение № 7 к настоящей Инструкции) и указатель рассылки (приложение № 8 к настоящей Инструкции).

 

Подраздел 2.4.  Оформление отдельных видов документов в Администрации поселения

 

 

38. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дата акта;

место составления;

гриф утверждения (при необходимости);

текст;

подписи;

печать.

39. Доверенности выдаются Администрацией поселения, своим представителям на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Администрации поселения, ее органов.

Текст доверенности содержит:

наименование доверителя, представителя (полное наименование Администрации поселения или ее органа, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные представителя);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

дату совершения доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность оформляется на общем бланке Администрации поселения, органа Администрации поселения и заверяется гербовой печатью.

Доверенность оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя, второй экземпляр хранится в органе Администрации поселения, работнику которого выдана доверенность.

В случае расторжения трудового договора с работником, указанным в доверенности в качестве представителя, до истечения срока действия доверенности первый экземпляр доверенности подлежит возврату руководителю органа Администрации поселения, работнику которого выдана доверенность.

40. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органа Администрации поселения, ее должностного лица по какому-либо документу или вопросу. Заключение оформляется на бланках органа Администрации поселения (приложение № 4 к настоящей Инструкции).

Заключение должно содержать наименование (заголовок к тексту) с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату и регистрационный номер, подпись. Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

41. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилию должностного лица);

автор заявления (в родительном падеже указывается фамилия, имя, отчество, для работников Администрации поселения - должность; перед фамилией предлог «от» не пишется);

вид документа;

текст;

ссылку на приложение (если они есть);

подпись;

дату.

Текст заявления по кадровым вопросам является типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести, прошу проверить состояние). Форма изложения заявления свободная. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

42. Служебные письма (записки) готовятся:

1) как ответы о выполнении поручений Главы сельского поселения.

2) как сопроводительные письма;

3) как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем могут устанавливаться резолюцией.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма оформляются на бланках органов Администрации поселения (приложение № 4 к настоящей Инструкции).

При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа.

Текст служебного письма начинается с обращения адресату.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Если письмо оформлено на бланке заместителя Главы сельского поселения, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.

Проекты служебных писем должны быть согласованы руководителями структурных подразделений органов Администрации поселения, руководителями органов Администрации поселения, в которых подготовлены вышеуказанные проекты служебных писем. Согласование оформляется визой.

43. Протокол заседания совещательных и координационных органов, созданных в Администрации поселения, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

 

    Присутствовали: 18 человек (список прилагается).

 

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.

В последнем случае в тексте делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель органа Администрации поселения, готовившего рассмотрение вопроса.

44. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание.

Телефонограммы за подписью Главы сельского поселения, передаются и принимаются на их имя уполномоченными лицами.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе «Принял» указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе «Передал» указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.

 

Раздел 3. Организация документооборота

 

Подраздел 3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

 

45. Прием и первичная обработка документов, поступающих на имя Главы сельского поселения, его заместителя, в адрес Администрации поселения осуществляется органами Администрации поселения самостоятельно.

При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним.

При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в органе Администрации поселения, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов сохраняются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.

Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.

При первичной обработке поступающие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении № 9 к настоящей Инструкции.

Документы, поступившие в Администрацию поселения в рабочее время, проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.

 

Подраздел 3.2. Предварительное рассмотрение документов

 

46. Предварительное рассмотрение документов, поступивших в адрес Администрации поселения или на имя Главы сельского поселения, проводится в целях их распределения должностным лицам.

 Документы, адресованные Главе сельского поселения, в Администрацию поселения, а также без указания конкретного должностного лица или органа Администрации поселения предварительно рассматриваются и передаются Главе сельского поселения, его заместителю исходя из оценки содержания поступивших документов в соответствии с установленным распределением обязанностей.

Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих посредством электронной почты, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях.

 

Подраздел 3.3. Регистрация поступающих документов

 

47. Документы, поступившие на имя Главы сельского поселения, его заместителя, в адрес Администрации поселения, регистрируются, лицом, ответственным за делопроизводство.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания:

- в случае поступления в рабочее время - в день поступления;

- в случае поступления в нерабочее время – на следующий рабочий день;

- в случае поступления с отметками «Срочно», «Оперативно» - незамедлительно.

При регистрации документа осуществляется присвоение регистрационного номера документу. Присвоенный номер переносится в регистрационный штамп. На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер.

После присвоения регистрационного номера документу, поступившему на имя Главы сельского поселения, в адрес Администрации поселения, делопроизводителем в регистрационную электронную карточку поступившего документа (далее - регистрационная электронная карточка) заносятся следующие реквизиты:

1. Входящий номер документа;
2. Дата поступления документа;
3. Номер документа;
4. Дата документа;
5. Фамилия, инициалы лица, подписавшего документ;
6. Адресант;
7. Тема;
8. Содержание документа.

Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются в соответствии с вышеизложенным порядком.

Документам, поступающим по факсимильной связи, а также телефонограммам присваивается регистрационной номер, затем они регистрируются в отдельном журнале с указанием входящего номера, даты, наименования документа, а также указаний по исполнению документа.

После регистрации поступающие документы передаются на рассмотрение Главе сельского поселения.

 

Подраздел 3.4. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей

 

48. По результатам рассмотрения поступивших зарегистрированных документов Глава сельского поселения, определяет порядок исполнения документов в форме резолюции (приложение № 5  к настоящей Инструкции).

Содержание резолюции Главы сельского поселения, ответственный за делопроизводство вносит в регистрационную электронную карточку, в журнал регистрации поступающих документов

Если в резолюции указано несколько исполнителей подлинник документа направляется лицу, указанному в резолюции первым, остальные получают копии документа.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в поручении первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель подготавливает один ответ с визами соисполнителей. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов. Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию (проекты ответов на документ) для обобщения и подготовки проекта ответа.

Специалист органа Администрации поселения может запрашивать информацию по служебной необходимости в другом органе Администрации района только за подписью руководителя своего органа Администрации поселения.

Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Если документ направляется на исполнение в другую организацию по принадлежности поставленного вопроса, то об этом ставится в известность автор данного документа.

Все зарегистрированные поступившие в органе Администрации поселения документы (с резолюциями) направляются на исполнение и возвращаются (с отметками об исполнении) только через специалиста органа Администрации поселения, в обязанности которого входит ведение делопроизводства, для фиксации информации, содержащейся в резолюции, и контроля за их исполнением.

По результатам проведения аппаратных совещаний при Главе сельского поселения  оформляется перечень поручений Главы сельского поселения. Регистрация и направление на исполнение перечня поручений осуществляется уполномоченным работником Администрации поселения.

 

Подраздел 3.5. Организация работы с отправляемыми документами

 

49. Ответственность за составление и оформление документов в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией,  а также согласование документов с органами Администрации поселения, иными заинтересованными организациями возлагается на исполнителя документа.

Проекты документов готовятся на бланках, формы которых установлены пунктом 4 настоящей Инструкции, документы, не имеющие адресной части, направляются сопроводительным письмом.

Отправляемые документы, представляемые на подпись Главе  сельского поселения, подготавливаются в трех экземплярах. Первый экземпляр отправляется адресату, второй экземпляр, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой, третий возвращается  исполнителю документа.

Второй экземпляр документа, подготовленного в соответствии с резолюцией и направляемого на подпись, должен быть завизирован лицами, являющимися исполнителями документа (включая ответственного исполнителя и соисполнителей), ниже реквизита «Отметка об исполнителе».

Второй экземпляр отправляемого документа, подписываемого Главой сельского поселения, должен быть завизирован в следующем порядке:

- исполнителем, соисполнителем;

- непосредственным руководителем исполнителя и (или) руководителем органа Администрации;

- заместитель Главы сельского поселения, курирующим (координирующим) деятельность органа Администрации поселения, подготовившего проект отправляемого документа, либо к компетенции которого отнесено решение вопроса, являющегося предметом рассмотрения.

Проекты отправляемых документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, представляются исполнителями на подпись Главе сельского поселения.

 

Подраздел 3.6. Регистрация отправляемых документов

 

50. Документы, подписанные Главой сельского поселения, передаются на регистрацию лицу, ответственному за делопроизводство. Принимая документы на регистрацию, орган Администрации поселения проверяет правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Документы, оформленные в нарушение требований настоящей Инструкции, возвращаются исполнителям. Кроме того, исполнителям возвращаются приложения или иные вложения, не указанные в основном документе.

В обязанности работника, регистрирующего документы, не входит проверка их текста на предмет выявления стилистических, лексических и грамматических ошибок. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.

Подписанные отправляемые документы регистрируются в день их подписания или на следующий рабочий день.

В реквизитах бланка отправляемого документа указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер, который состоит из индекса по номенклатуре дел, порядкового номера документа, например:

 

18.03.2011 № 01-01-17\123, где

 

18.03.2011 – дата документа;

01-01-17 – индекс по номенклатуре дел;

123- порядковый номер документа.

 

При ответах на обращения органов государственной власти, местного самоуправления, граждан и юридических лиц делается ссылка на регистрационный входящий номер обращения.

 

Подраздел 3.7. Отправка документов

 

51. Отправка документов осуществляется органом Администрации поселения.

Отправляемые документы передаются с помощью почтовой связи. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется органом Администрации поселения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 № 221.

Документы отправляются в день их регистрации или на следующий рабочий день, срочные документы отправляется в первую очередь.

В зависимости от значимости документа его отправление может быть осуществлено простой или заказной почтой.

В случае необходимости отправления документов заказным письмом, заказным письмом с уведомлением, исполнитель в нижнем левом углу лицевой стороны печатного текста документа наряду с фамилией и номером служебного телефона делает соответствующую отметку, например:

«В.А. Иванов

22-22-22

З. или З.У.».

Документы, направляемые в один адрес, должны быть вложены в один конверт.

 

Подраздел 3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

 

52. К внутренним документам Администрации поселения относятся служебные письма и иные документы, не выходящие за пределы Администрации поселения.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Передачу служебных писем, адресованных Главе сельского поселения, осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство.

По результатам рассмотрения поступивших зарегистрированных документов Глава сельского поселения определяет порядок исполнения служебных писем в форме резолюции.

Регистрация и направление на исполнение служебных писем осуществляется исполнителем.

 

 

Подраздел 3.9.  Учет и анализ объемов документооборота

 

53. Все поступающие и отправляемые документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.

Учет документов ведется раздельно по поступающим и отправляемым документам.

За единицу подсчета принимается экземпляр документа, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).

При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются общим отделом и представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

 

Раздел 4. Организация работы с обращениями граждан

 

Подраздел 4.1. Организация работы с письменными обращениями

 

54. Работа с письменными обращениями граждан в Администрации района осуществляется общим отделом в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Должностные лица Администрации несут персональную ответственность за оперативное рассмотрение письменных обращений и принятие соответствующих решений.

Письменные обращения регистрируются в течение трех дней со дня их поступления в Администрацию поселения путем проставления штампа регистрации с указанием даты поступления и регистрационного номера. Регистрационный номер состоит из даты регистрации, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера, например: 18.03.2011 № Кол-210 18.03.2011. По требованию гражданина ставится отметка о принятии обращения на втором экземпляре обращения, который остается у гражданина, либо на копии обращения.

 Регистрация обращений ведется в электронном виде и в журнале регистрации обращений граждан.

Зарегистрированные обращения в тот же день направляются для наложения соответствующих резолюций Главе сельского поселения.

Все поступившие обращения граждан проверяются на повторность. Если это имеет место или ведется переписка, то новое обращение приобщается к уже имеющимся.

Поступившие письменные обращения должны быть рассмотрены и исполнены в течение 30 дней со дня их регистрации. В случаях и порядке, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», сроки рассмотрения обращения могут быть продлены Главой сельского поселения не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

В случаях, когда последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Если решение вопросов, поставленных в обращении гражданина, не относится к компетенции Администрации поселения, оно в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с письменным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации, кроме случаев, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан возлагается на ответственное лицо.

Проекты ответов о рассмотрении обращений граждан визируются в порядке, установленном для визирования отправляемых документов.

Ответ на обращение подписывается Главой сельского поселения.

Обращение гражданина считается рассмотренным после направления ему мотивированного письменного ответа в пределах установленных сроков при условии, что рассмотрены по существу все вопросы, поставленные в обращении. Исполненные обращения граждан снимаются с контроля, о чем делается отметка в регистрационной карточке. Если по результатам рассмотрения в ответе даны обещания о выполнении просьбы заявителя, то такое обращение берется на дополнительный контроль. Законченные рассмотрением обращения граждан и относящиеся к ним документы систематизируются в хронологическом порядке, при большом объеме можно использовать тематическое хранение. Нерешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также относящиеся к ним и неправильно оформленные документы в дело помещать запрещается.

 

Подраздел 4.2. Организация личного приема граждан

 

55. Личный прием граждан в Администрации проводится Главой сельского поселения в соответствии с графиком приема. Информация об установленных для приема днях и часах размещается в помещениях здания Администрации поселения.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

 

Раздел 5. Контроль исполнения документов

 

56. Система контроля исполнения включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль, контроль за порядком и соблюдением установленных сроков исполнения документов (поручений), снятие исполненных документов (поручений) с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, по которым даны конкретные поручения Главой сельского поселения.

Постановку документов (поручений) на контроль и снятие их с контроля осуществляют: Глава сельского поселения, его заместитель.

Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют: Глава сельского поселения, его заместитель. Кроме того, в установленном порядке контроль за исполнением документов и поручений осуществляет ответственное лицо.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К», на документ заводится контрольная карточка.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или опубликования в официальном средстве массовой информации, а поступивших из органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и обращений граждан - с даты их регистрации.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения или имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;

- остальные - в срок не более одного календарного месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной электронной карточке.

Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 2-х дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в контрольной документации или справке о нерассмотренных обращениях.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если по представленным по нему материалам о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и в регистрационной карточке проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Документы в Администрации поселения снимаются с контроля их поставившим должностным лицом.

 

Раздел 6. Документальный фонд Администрации поселения

 

Подраздел 6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

 

57. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации района.

Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Администрации поселения и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации поселения.

В Администрации поселения составляется сводная номенклатура дел (приложение № 11 к настоящей Инструкции). На стадии ее разработки ответственные за делопроизводство в органах Администрации поселения составляют номенклатуры дел своих органов Администрации поселения(приложение № 12 к настоящей Инструкции) и представляют их в общий отдел для составления сводной номенклатуры дел до 1 декабря текущего года.

Вновь созданный орган Администрации поселения обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в общий отдел.

Сводная номенклатура дел Администрации поселения подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной комиссией Администрации поселения (далее - ЭК), положение о которой утверждается постановлением Администрации поселения после согласования с экспертно-методической комиссией Администрации района (далее - ЭМК), и утверждается Главой сельского поселения не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

После утверждения сводной номенклатуры дел органы Администрации поселения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В случае изменения структуры или функций Администрации поселения в сводную номенклатуру дел Администрации района вносятся соответствующие изменения, которые согласовываются с ЭК.

Сводная номенклатура дел печатается в 3 экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело лица ответственного за делопроизводство , 2-й используется как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архивном отделе Организационно-кадрового управления Администрации района (далее – архивный отдел).

        Номенклатура дел составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации поселения цифрового обозначения органа Администрации поселения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах органа Администрации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); наименование Администрации поселения или ее органа (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

 

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Администрации поселения (планы, списки, доклады)

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

 

Переписка с Администрацией  Омского муниципального района по вопросам организации деятельности

 

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

 

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

 

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

 

Переписка с Администрацией Омского муниципального района по правовым вопросам

 

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

 

Годовые отчеты об исполнении сметы

 

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Ее данные используются при подведении итоговых данных о количестве дел за календарный год.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Если в течение года в Администрации поселения возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

 

 

Подраздел 6.2. Формирование дел и их текущее хранение

 

58. Дела формируются децентрализовано, т.е. в органах Администрации поселения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

7) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

8) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

9) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

10) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы совещательных и координационных органов Администрации района группируются в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения граждан по вопросам работы Администрации поселения и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дела со дня их заведения до передачи в архивный отдел  или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом органе Администрации поселения определяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители органов Администрации поселения и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Администрации поселения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архивный отдел, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя органа Администрации поселения, при реорганизации и ликвидации органов Администрации поселения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел производится с разрешения руководителя органа Администрации поселения. Выдача дел работникам органов Администрации поселения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается орган Администрации поселения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам органов Администрации поселения на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы сельского поселения по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в органе Администрации поселения, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы сельского поселения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

Подраздел 6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

 

59. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

60.Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке дел к передаче в архивный отдел.

Экспертиза ценности документов производится ежегодно в органах Администрации поселения работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЭК под методическим руководством архивного отдела.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в органах Администрации поселения, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Администрации поселения.

61. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 13 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложении №  14 к настоящей Инструкции).

Описи дел в органах Администрации поселения составляются отдельно: на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. По этим описям дела передаются в архивный отдел. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

     Описи дел, подготовленные органами Администрации поселения, являются основой для составления сводных описей дел муниципального архива.

     Описи дел органов Администрации поселения передаются в архивный отдел вместе с делами.

          Описательная статья описи дел органа Администрации района состоит из элементов:

          – порядковый номер дела (тома, части) по описи;

          – индекс дела (тома, части);

          – заголовок дела (тома, части);

          – дата дела (тома, части);

          – количество листов в деле (томе, части);

          – срок хранения.

          При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

          – каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

          – порядок нумерации дел в описи – валовый;

          – графы   описи   заполняются   в   точном   соответствии  с  теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

          – при  внесении   в  опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», причем другие сведения о делах вносятся полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью);

          – графа  описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дела другому структурному подразделению, о наличии копий.

     В конце описи, после последней описательной статьи, оформляется итоговая запись, в которой указывается количество дел, вошедших в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров).

     Опись дел органа Администрации поселения подписывается составителем, рассматривается ЭК и направляется в экспертно-проверочную комиссию Администрации Омского муниципального района, после чего утверждается руководителем органа Администрации поселения.

     Описи дел органа Администрации поселения постоянного срока хранения оформляется в 4-х экземплярах, по личному составу – в 3-х экземплярах.

62. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в органах Администрации поселения, при методической помощи и под контролем работников архивного отдела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела (приложение № 15 к настоящей Инструкции), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 16 к настоящей Инструкции), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 17 к настоящей Инструкции), подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Реквизиты обложки оформляются следующим образом:

– наименование   архивного отдела   в   именительном   падеже   с   указанием   официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного;

          – наименование направления деятельности;

          – индекс дела по номенклатуре;

          – заголовок дела – уточняются заголовки дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов, отложившихся в деле (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.), в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность;

          – дата дела – указываются дата заведения и окончания дела в делопроизводстве (датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, являются даты первого и последнего документов дела; число и год даты обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом);

          – количество листов проставляется в соответствии с заверительной надписью;

          – срок   хранения    переносится    на     обложку    дела     из     соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно»;

          – архивный    шифр    дела   (номера    фонда,    описи,   дела)   проставляется  в архивном отделе после включения дела в соответствующий годовой раздел сводной описи дел.

     Надписи на обложках дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) следует писать четко, лучше черными светостойкими чернилами или тушью. Допускается изготовление обложки с помощью оргтехники на листе формата А4.

          Нумерация листов дела выполняется черным графическим карандашом или нумератором. Нумеруются все листы дела арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Листы внутренней описи нумеруются отдельно (самостоятельно).

     Запрещается нумерацию листов в деле производить чернилами или цветными карандашами.

     Если в деле подшиты фотографии, чертежи, иллюстративные материалы, каждый из которых является самостоятельным листом, они нумеруются с оборотной стороны в левом верхнем углу. Сложенный лист (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Документы, вложенные в конверт, подлежат нумерации в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером каждый вложенный документ.

          Если допущено много ошибок в нумерации листов, старые номера зачеркиваются наклонной чертой, а рядом ставят новый номер листа. После перенумерации листов дела прежняя заверительная надпись зачеркивается и остается в деле, а в конце дела подшивается новая.

          Если ошибок не так много, допускается  по согласованию с лицом, ответственным за архив, проставить литерные (буквенные) номера листов.

     Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела (перед обложкой). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или на чистую оборотную сторону последнего листа документа. В исключительных случаях допускается лист-заверитель приклеить на внутреннюю сторону обложки дела за верхний край.

          Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее.

     Внутренняя опись дела подписывается ее составителем и помещается в начале дела.

     Все документы дела подшиваются на 4 прокола в твердую обложку или переплетаются так, чтобы можно было читать текст, даты, визы, резолюции. Перед подшивкой все металлические скрепления из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы в деле не нумеровать.

 

Подраздел 6.4. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения

 

63. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 14) производится в органах Администрации поселения после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Дела включаются в акт о выделении документов к уничтожению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

После согласования ЭК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются Главой сельского поселения.

 

Подраздел 6.5. Передача дел на архивное хранение

 

64. От источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации (постоянного хранения) принимаются архивным отделом по истечении сроков их хранения, установленных законодательством Российской Федерации. 

Их передача производится только по описям дел.
       Документы по личному составу хранятся в органах Администрации поселения 75 лет и передаются в архивный отдел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах Администрации поселения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архивный отдел осуществляется в соответствии с планами работы архивного отдела.

       Прием дел производится работником архивного отдела в присутствии работника органа Администрации поселения по описям, утвержденным в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архивный отдел.

       Прием документов на архивное хранение оформляется актом приема-передачи документов в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе и помещается в дело фонда, другой – в органе Администрации района.

Дела и описи дел доставляются в архивный отдел работниками органов Администрации поселения.

Работник архивного отдела предварительно проверяет правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации поселения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками органа Администрации района.

В случае ликвидации или реорганизации органа Администрации поселения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного органа Администрации поселения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Администрации поселения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Приложение № 1

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                          в Администрации  Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                             муниципального района

               Омской области

 

 

 

 

ОМСКИЙ  МУНИЦИПАЛЬНЫЙ  РАЙОН ОМСКОЙ  ОБЛАСТИ

Администрация Новоомского сельского поселения

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

__________________ № ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  

                                               Приложение № 2

                                               к Инструкции по делопроизводству

                                          в Администрации Новоомского сельского

                                               поселения Омского муниципального района

                                               Омской области

 

 

 

 

ОМСКИЙ  МУНИЦИПАЛЬНЫЙ  РАЙОН ОМСКОЙ  ОБЛАСТИ

Администрация Новоомского сельского поселения

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

 

__________________ № ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Приложение № 3

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                         в Администрации Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                        Омской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Приложение № 4

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                          в Администрации  Новоомского

                                      сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                        Омской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       

                                                        Приложение № 5

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                         в Администрации Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                       Омской области

 

 

Глава Новоомского сельского поселения Омского муниципального района ________________________________ ________________________________ ________________________________

Заместитель Главы Новоомского сельского поселения Омского муниципального района ________________________________ ________________________________ ________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Приложение № 6

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                         в Администрации Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                       Омской области

 

 

 

 

                                             ПРОТОКОЛ

_______________________                                                                                                №_______________

 

                                               п.Новоомский

 

Председательствующий –

Секретарь –

Присутствовали:

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

 

1. Об ……

Сообщает  Вельц Л.С.

1. О …….

Сообщает Малков А.И.

 

1. СЛУШАЛИ:

Вельц Л.С. –

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

РЕШИЛИ:

1.1………

1.2………

 

1. СЛУШАЛИ:

Малкова А.И. –

 

РЕШИЛИ:

2.1……….

2.2. ………

 

Председатель                                      л.п.                                               И.О. Ф. 

Секретарь                                            л.п.                                               И.О. Ф.

                                                                       

                                                        Приложение № 7                                                         

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                          в Администрации  Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                        Омской области

 

Лист согласования проекта постановления (распоряжения)

Администрации Новоомского сельского поселения  Омского муниципального района

 

          По вопросу                                                                 

 

 

 

 

 

 

         Проект вносит  

 

 

 

Проект согласован:            

 

Дата	Должность, фамилия и инициалы согласующего лица	Замечания к проекту	Подпись

 

                                                        Приложение № 8                                                         

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                         в Администрации Новоомского

                                      сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                       Омской области

 

Указатель рассылки постановления (распоряжения)

Администрации Новоомского сельского поселения

 Омского муниципального района

 

                    от                                            № 

 

Кому разослано	Кол-во экземпляров, дата рассылки

                                                        Приложение № 9                                                         

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                          в Администрации  Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                        Омской области

 

 

Перечень документов, не подлежащих регистрации

 

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2. Бюллетени, сборники.

3. Сводки.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Книги, газеты, журналы.

6. Рекламные материалы.

7. Учебные планы, программы (без сопроводительных писем).

8. Планы, отчеты информационного и справочного характера (без сопроводительных писем).

9. Бухгалтерские документы.

10. Документы информационного характера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Приложение № 10                                                         

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                        в Администрации Новоомского

                                    сельского поселения Омского

                                                       муниципального района

                                                       Омской области

 

 

                                                                                                                    Адресат

 

                                                  ТЕЛЕФОНОГРАММА

 

                                                              Текст

 

 

Принял: наименование должности         фамилия                 т. **-**-**

 

Передал: наименование должности        фамилия                 т. **-**-**

 

Время передачи: ______ часов ______ минут

Дата передачи:

 

 

 

 

                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Приложение № 11                                                         

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                        в Администрации Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                        Омской области

 

	Администрация Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области   Номенклатура дел п.Новоомский   на 20__ год			УТВЕРЖДАЮ Глава Новоомского сельского поселения Омского муниципального района ______________А.В.Лен _____________20___ год
Индекс дела		Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки  хранения и номера статей по перечню	Примечание
1		2	3	4	5

Начальник общего отдела                 Подпись              Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации

Новоомского сельского поселения

Омского муниципального района

от _______________№_________

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году  в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе  переходящих	С отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10лет)
Временного (до 10лет включительно)
ИТОГО

Начальник общего отдела                     Подпись              Расшифровка подписи                                            

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации

Омского муниципального района

от ______________№ ________ 

                                                        Приложение № 12                                                         

                                                        к Инструкции по делопроизводству

                                         в Администрации Новоомского

                                     сельского поселения Омского

                                                        муниципального района

                                                        Омской области

 

Администрация Новоомского сельского поселении Омского муниципального района Омской области   Наименование органа Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области   Номенклатура дел   п.Новоомский на 20__ год

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки  хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

Руководитель органа Администрации Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области       

Подпись      Расшифровка подписи                        

СОГЛАСОВАНО

Начальник общего отдела                 Подпись              Расшифровка подписи

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году  в организации

 

По срокам хранения	Всего	В том числе  переходящих	С отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10лет)
Временного (до 10лет включительно)
ИТОГО

 

                                                                                                                                                                                                           Продолжение приложения № 12

 

Наименование должности ответственного

за делопроизводство                                              Подпись          Расшифровка

Дата                                                        

 

Итоговые сведения переданы в общий отдел

 

Наименование должности лица,

передавшего сведения                                       Подпись          Расшифровка

Дата                                                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                Приложение № 13                                                       

                                                       к Инструкции по делопроизводству

                                       в Администрации Новоомского

                                    сельского поселения Омского

                                                       муниципального района

                                                       Омской области

 

Администрация  Новоомского сельского поселения Омского муниципального района Омской области

          _________________________________________________________          

                              (наименование органа Администрации поселения)

 

                                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                                    Наименование должности

                                                                     руководителя

                                                                    органа Администрации

                                                                     Подпись                 Расшифровка

                                                                     Дата

 

ОПИСЬ № ___________

__________________________________________________________________

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок  дела	Крайние  даты	Кол-во  листов	Срок  хранения <*>	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

 

В данную опись внесено ________________________ дел с № _____________

                                               (цифрами и прописью)

по №__________________, в том числе:

литерные номера:____________________________________________________

пропущенные номера:_________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                   Подпись             Расшифровка подписи

 

Дата

                                                                              Продолжение приложения № 13

 

 

СОГЛАСОВАНО                                             СОГЛАСОВАНО

Начальник общего отдела                              Протокол ЭК Администрации  

                                                                          Новоомского сельского поселения               

Подпись         Расшифровка подписи            Омского муниципального района                                                            

Дата                                                                  Омской области

                                                                          от _________ № _____

                                                                                                         

Передал _______________________________________________________________ дел

                               (цифрами и прописью)

и _________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

     (цифрами и  прописью)

 

Наименование должности работника

органа Администрации поселения               Подпись      Расшифровка подписи

Дата

 

Принял _____________________________ дел и ________________________________

            (цифрами и прописью)                (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

 

Наименование должности работника

муниципального архива                                   Подпись      Расшифровка подписи

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Приложение № 14                                                         

                                                       к Инструкции по делопроизводству

                                       в Администрации Новоомского

                                   сельского поселения Омского

                                                                 муниципального района

                                                                 Омской области

                                       

Администрация Новоомского                   УТВЕРЖДАЮ

сельского поселения                                   Глава Новоомского сельского

Омского муниципального                          поселения Омского муниципального

района Омской области                              района Омской области                                                                                

                                                                         _________    ___________________

                                                                                    подпись           расшифровка подписи, дата                                                                     

 АКТ                                                   

______________ № ___________              

____________________________

    (место составления)                   

о выделении к уничтожению  документов,

не подлежащих хранению

 

На основании __________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием

сроков их хранения)

__________________________________________________________________

отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______

                                                                                                                (название фонда)

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата  дела или крайние даты дел	Номера описей (но-  мен-  клатур за го- ды)	Индекс дела по     номенклатуре или     номер дела по описи	Кол-во дел	Сроки  хранения дела   и номера статей по перечню	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого ______________________________ дел за ____________________годы

                      (цифрами и прописью)

 

Документы уничтожены путем сожжения.

                                                                        Продолжение приложения № 14

 

Наименование должности руководителя

органа Администрации поселения                 Подпись           Расшифровка подписи

Дата

 

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                                     Подпись           Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _____________ № ___________

 

                                                         

                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Приложение № 15                                                       

                                                       к Инструкции по делопроизводству

                                      в Администрации Новоомского

                                   сельского поселения Омского

                                                                 муниципального района

                                                                 Омской области

                                         

                                         

                                             

___________________________________________________________________________

(наименование архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование органа Администрации поселения)

 

ДЕЛО № ________ том № _________

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

__________________________________________________________________

                                                   (крайние даты)

 

                                                  На ___________ листах

                                                                                     Хранить _________________

 

┌─────────────────────┐

│Ф. № ______________  │

│                     │

│Оп. № _____________  │

│                     │

│Д. № ______________  │

└─────────────────────┘

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Приложение № 16                                                       

                                                       к Инструкции по делопроизводству

                                       в Администрации Новоомского

                                   сельского поселения Омского

                            муниципального района

                                                                 Омской области              

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________

 

В деле подшито и пронумеровано _______________________________лист(ов),

                                                                  (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________;

пропущенные номера листов __________________________________________

листов внутренней описи ____________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования  дела	Номера листов
1	2

 

Наименование должности работника,

составившего заверительную надпись                   Подпись                            Расшифровка

 

подписи

 

Дата

                                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Приложение № 17                                                         

                                                       к Инструкции по делопроизводству

                                       в Администрации Новоомского 

                                   сельского поселения Омского

                            муниципального района

                                                                 Омской области              

                            

 

                                           ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                                    документов дела № _______________

 

№ п/п	Индекс   документа	Дата    документа	Заголовок    документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

    Итого _________________________________________________ документов,

                                               (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи ________________________________

                                                                                (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                           Подпись                                       Расшифровка

 

подписи

 

Дата